第一章   总则

第一条  为进一步加强学生档案管理，实现档案管理的制度化、规范化、科学化，提高档案管理水平，维护档案的真实性、严肃性，完善学校学生档案管理服务体系，有效地建立、保护和利用档案，充分发挥档案在学生管理中的作用，保障学生正当权益。依据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》及相关法律法规，结合学校实际，制订本办法。

第二条  学生档案是学生在校期间形成的，反映学生个人学习经历、思想品德、专业技能、身体状况、诚信状况、家庭政治及经济状况的个人档案材料。学生档案是学校考察、培养、教育学生过程中形成的第一手资料，是党和国家选拔录用人才的重要参考依据。学生档案管理工作，是贯彻执行党的教育方针，为社会主义现代化建设培养、选拔、录用人才服务的一项常规性基础工作。

第三条  本办法适用于我校在校学生。

第二章   档案管理机构、原则及其职责

第四条  全体在校学生档案由学生处管理。

第五条  学生档案管理坚持真实性、完整性、安全性、规范性原则，实行归口负责和集中管理相结合。

第六条  学生处学生档案管理职责：

（一）接收、鉴别和整理学生档案材料；

（二）办理学生档案的查阅、借阅；

（三）办理学生档案的转递，为有关部门提供学生情况；

（四）做好学生档案的安全、保密、保管工作；

（五）制定和完善学生档案管理规章制度，做好学生档案分析统计工作；

（六）办理其它有关学生档案事项。

第三章   档案的保管与保护

第七条  根据安全保密、便于查找的原则要求，对于学生档案应严密、科学地保管，严防档案的毁损、失散和泄密。

第八条  做好档案室的防火、防潮、防蛀、防盗、防光等工作。学生档案要用铁皮档案柜存放，要有防火、防潮、防高温、防盗、防光、防鼠等设施,并定时检查。保持档案室的清洁和室内适宜的温、湿度（温度要控制在摄氏14度-24度，相对湿度45-65%）。

第九条  学生档案管理实行登记审批制度、统计制度和定期核对制度。学生档案接收、查阅、存档、转递严格实行登记审批。每学年新生入学一月后对档案行进详细核对，及时发现并解决问题。

第四章   归档材料范围及内容

第十条  招生处提供的招生录取材料（包括高中学籍材料，如高中毕业生登记表、学年鉴定表、高考报名登记表、高考体检表等）。

第十一条  教务处提供的主修、选修、辅修等各科类成绩单。

第十二条  学生情况登记表、休学、退学、转学、转专业、出国、死亡等材料证明。

第十三条  相关职能部门提供的实习实训鉴定表、毕业生登记表、学生体检表等各类材料。

第十四条  相关职能部门提供的学生在校学习期间获得的校级以上表彰奖励活动中形成的各种材料（三好学生、优秀学生干部、优秀团员、优秀团干部、优秀毕业生、专项奖学金等评审证明材料）。

第十五条  学生处提供的学生在校期间违反校规、校纪，触犯国家法律等形成的各类处分材料。

第五章   档案材料的归档要求

第十六条  归档材料必须是办理完毕的正式材料。材料必须完整、齐全、真实；文字清楚、对象明确，有班级辅导员签名，有形成材料的日期。

第十七条  档案材料填写时只能用碳素墨水或蓝黑墨水书写，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水、纯蓝墨水书写。

第十八条  归档材料应是原件，特殊情况存入复印件的，应在复印件上注明原件保管单位，并加盖公章。

第十九条  归档材料必须注明学生姓名及学号，并按照学号的顺序先后排放。

第二十条  学生处对不符合归档要求的学生档案材料，有责任和权力对归档班级提出要求，予以改正后再归档。

第二十一条  各类材料须经学生处审批登记后方可归档。

第六章   档案材料移交和档案的归档时间

第二十二条  入学新生档案均由各班在开学后一个月内收集齐全，编学号并形成《新生档案移交清单》（一式两份），按要求向学生处提交登记存档。

第二十三条  学生取得各类奖惩的原始材料及《休、复、转学、转专业证明》，应在形成文件下发后的一周内归档。

第二十四条  学生在校期间形成的各类学生人事档案材料，根据工作完成并已形成材料的情况，随时登记归档，以保证档案材料的完整。

                                                                       山西老区职业技术学院

                                                                               学生处

                                                                           2012年10月15日